職場での年度替わりの「恒例行事」といえば、業務の引き継ぎ。重要な仕事のひとつと考える組織人も数多存在しますが、どうやらムダだらけにして日本特有の「ガラパゴス的業務」のようです。米国在住の作家・冷泉彰彦さんは自身のメルマガ『冷泉彰彦のプリンストン通信』で、なぜ業務引き継ぎがムダなのか、そしてその問題点はどこにあるのかを記しています。
「業務引き継ぎ」が問題だらけという件
年度替わりの時期、多くの職場で「業務引き継ぎ」が行われていると思います。日本の企業や官庁では、「人事異動」が付き物であり、まさに当たり前の光景となっているのではないかと思います。
ですが、この「業務引き継ぎ」というのは、問題だらけなのです。と言いますか、日本の組織の非効率性、生産性の低さを象徴しているだけでなく、日本の組織が抱えている問題を浮き彫りにしているからです。
1．引き継ぎはどのぐらいムダか？
引き継ぎという仕事は、イメージは悪くありません。前任者は必死になって仕事を後任に引き継ぐし、後任は必死になって覚えようとするし、普通の管理職や経営者から見れば「おー、真面目にやっているな」という印象を持つでしょう。
ですが、冷静に考えてみてください。例えば、総務部で資材管理をしている人が、人事部の採用担当係長に「栄転」するとします。この人のことを仮にAさんとしましょう。その場合、Aさんはまず後任に対して、資材管理の仕事を引き継ぎます。恐らく、業務マニュアルはあるでしょうが、そのマニュアルに書いていることも全部説明するでしょうし、それ以外の説明、そして場合によっては実地での資材についての説明などもするでしょう。
資材管理の仕事を後任に引き継いだAさんは、今度は新しく担当する「人事採用」について前任者から引き継ぎを受けます。採用業務というのは、外で見ていると面接官として権力もあり、花形業務のように見えますが、実際は膨大なES（エントリーシート）データと格闘したり、最終の採用決定にあたっては役員クラスの判断を調整したり、結構大変な仕事です。ですから、ここでもマニュアルではダメで、説明や場合によっては模擬面接の練習など時間をかけた引き継ぎがされるでしょう。
そうした引き継ぎの光景は、とにかく「真面目」に見えます。必死になって誠実にやっているように見えます。ですが、よく考えると「何も生まない」のです。例えば、引き継ぎに3日かかるとします。その3日間は前任者も新任の人も、お互いに「まともな仕事は全くできない」のです。ということは、実働で6日分の壮大なムダになるのです。
しかもAさんの場合は、自分の旧業務を新任に引き継ぎ、さらに自分の新業務を前任者から引き継いだわけですから、2回の引き継ぎを行う、つまりその2回の引き継ぎで、給料の高い中堅社員が延べ12日分も「まともな仕事はしていない」ということになります。
更に言えば、いくら新任が有能だからといって、全くの未経験者に引き継ぐ場合は、どうしても業務の質や効率は低下します。つまり、引き継ぎということは、それだけで壮大なムダなのです。